Guia d’acompanyament a la implantació del sistema de gestió documental electrònic

Abstract

El sistema de gestió documental electrònic representa els fonaments d’un edifici sobre els quals es desenvoluparan altres elements que aniran configurant el desplegament integral de l’Administració electrònica. La gestió documental s’ha d’entendre de manera transversal en l’organització, perquè s’integra en tots els processos que porten a terme les diferents àrees d’una organització. La implantació d’un SGDE es fonamenta en la millora de l’eficiència dels processos mitjançant l’adopció de criteris normalitzats i bones pràctiques. Proporciona una visió integral dels diferents àmbits de la gestió documental, afavoreix la conservació i la disponibilitat dels documents i estableix les eines o instruments necessaris per facilitar-ne la utilització. Hi ha un gran desconeixement de què és un SGDE i de què implica per a l’organització. I a la vegada, a la majoria dels ajuntaments s’han anat implantant serveis de l’Administració electrònica que donen compliment a les exigències normatives, però que no estan integrats sota el paraigua de l’SGDE. En definitiva, els ajuntaments no saben per on ni com han de començar a fer una gestió integral de la documentació electrònica. Hi ha molta regulació que s’ha de complir, però no tenen ni recursos materials, ni humans, ni una base de coneixement específic en la matèria per poder-ho fer. Per començar el treball, s’ha analitzat el marc normatiu, recollint i estudiant la legislació que dona cobertura a la implantació d’un SGDE: lleis, decrets llei, decrets, resolucions, normes tècniques, models de requeriment i normes ISO que garanteixen la protecció, la legalitat i el valor evidencial dels documents creats i rebuts en l’exercici de les competències de les administracions. També s’ha estudiat una extensa bibliografia publicada a la xarxa per entendre tot l’univers de l’SGDE. Per organitzar tota la informació recopilada, s’ha elaborat una guia que anomenem GR11- SGDE. Guia d’acompanyament a la implantació del sistema de gestió documental electrònic. Vol ser un document pràctic que serveixi per entendre en què consisteix un SGDE i fer possible que una administració pública pugui saber si té un SGDE d’acord amb la normativa, en quin punt d’assoliment es troba o si ha de començar a treballar en la seva implantació des de zero. La guia s’estructura en cinc blocs que es detallen a continuació. En un primer bloc s’ha recollit la base de coneixement, en què detallem les definicions dels elements que componen l’SGDE. En un segon bloc s’ha fet un qüestionari que és l’instrument d’autoavaluació de l’estat d’implantació de l’SGDE en una organització. En un tercer bloc s’ha construït un cronograma amb una base de càlculs que permetrà quantificar en percentatges l’estat d’implantació de manera visual i ràpida. Al quart bloc s’han recollit solucions per donar resposta a les mancances o temes no resolts en la implantació de l’SGDE. I finalment, al cinquè bloc, es presenta el prototip, que és una aplicació informàtica del mercat, gratuïta, que permet l’autoavaluació i l’obtenció d’uns resultats quantificats en percentatges i determina el grau d’assoliment diferenciat i també ofereix propostes de recursos basats en models o experiències que ja estan en funcionament. Per finalitzar, s’han elaborat les conclusions, en què es posen de manifest tant la utilitat de la guia i com els projectes futurs de recerca i pilotatge, que permetran realitzar una anàlisi de les valoracions i possibles canvis per incorporar a fi d’anar millorant aquesta guia.