El deure de supressió de les dades personals enfront del deure de conservació dels documents

Abstract

En el darrer apunt d’aquest espai temàtic, el company Oliver Garcia feia una anàlisi detallada i molt interessant del concepte d'informació pública, que sens dubte ens ajudava a tenir més clar tot el que la ciutadania pot saber mitjançant el dret d’accés al conjunt de dades i a la informació en poder de les administracions públiques que disposa la Llei 19/2014. Al final de l’article, subratllava que aquest dret pot esdevenir inefectiu si les administracions incompleixen el deure de conservació dels documents que disposa la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents. Però, davant d’aquest deure de conservació, se n’erigeix un altre que, en aparença, imposaria justament el contrari: el dret a la limitació del termini de conservació, que s’inclou en els principis inclosos en l’article 5 del Reglament (UE) 2016/679 (RGPD); uns principis que esdevenen regles d’or a tenir sempre en compte quan tractem dades personals. Aquest precepte exigeix que les dades personals es mantinguin de manera que permetin identificar les persones interessades durant un període no superior al necessari per a les finalitats per a les quals es tractaven les dades personals; això, sens perjudici que es puguin conservar més enllà amb finalitats d’arxiu en interès públic, d’acord amb l’article 89 del RGPD, al qual em referiré després. Per cert, sobre el termini de conservació de les dades, aprofito per recordar el deure d’informar-ne específicament la persona interessada (art. 13 i 14 del RGPD).