El servei d’arxiu i gestió documental entès com a unitat d’informació directiva

Abstract

El legislador estatal s’inventà el concepte d’unitat d’informació a la Llei 19/2013 de transparència, accés a la informació i bon govern. A l’article 21.2 hi va descriure quines haurien de ser les seves funcions. En concret, recollir i difondre la informació pública objecte de publicitat activa; rebre i donar tramitació a les sol·licituds d’accés a la informació; fer els tràmits interns necessaris per donar accés a la informació sol·licitada; fer el seguiment i el control de la tramitació correcta de les sol·licituds d’accés a la informació; portar un registre de les sol·licituds d’accés a la informació; assegurar la disponibilitat en la respectiva pàgina web o seu electrònica de la informació, l’accés a la qual se sol·licita amb més freqüència; i mantenir actualitzat un mapa de continguts en el qual quedin identificats els diferents tipus d’informació que estigui en poder de l’òrgan. Les funcions, descrites d’aquesta manera, presentaven un sistema de mínims que permetia integrar la gestió de la publicitat activa i de les sol·licituds d’informació que fessin els ciutadans, en el marc del funcionament de l’organització interna de l’Administració general de l’Estat, tal com es diu a l’article 21.1. Finalment, l’article 21.3 plantejà que, fora de l’Administració general de l’Estat, tots els altres ens i administracions inclosos en l’àmbit d’aplicació d’aquest títol identifiquessin clarament l’òrgan competent de les sol·licituds d’accés, sense una obligació explícita d’anomenar-les unitat d’informació i deixant oberta la possibilitat de reaprofitar algun òrgan ja existent. Convé recordar que el 2013 vivíem immersos de ple en els efectes devastadors d’una crisi financera global i de les retallades que les administracions públiques van aplicar sense mesura. Això és important perquè en aquells moments la creació de noves unitats, ens o estructures administratives no era gens ben vista, atès que la voluntat política era precisament la d’aprimar l’Administració i no pas la de fer-la créixer. L’esperit de la llei estatal, almenys pel que fa a les administracions fora de l’Administració general de l’Estat, era el de reaprofitar estructures administratives existents, revisant-ne les funcions i incorporant-hi les noves.