Conservació i eliminació dels documents administratius: els arxius

Abstract

La implantació de l’Administració electrònica canvia radicalment la posició dels arxius davant dels procediments administratius. En l’Administració tradicional, que treballava en paper, l’arxiu era el lloc físic on es conservaven els expedients administratius una vegada resolts els procediments –l’anomenat arxiu definitiu- i també el dipòsit intermedi on es custodiaven els expedients administratius mentre durava la tramitació –l’arxiu de gestió. L’arxiu era, per tant, una unitat administrativa i un espai físic aliens a la instrucció i la resolució dels procediments, destinats a la conservació, la custòdia i la posada a disposició de la documentació dipositada. Amb el funcionament electrònic de l’Administració, desapareix l’arxiu com a espai físic –sens perjudici de mantenir la custòdia dels documents generats abans de la implantació de l’Administració electrònica i dels posteriors que no tinguin format electrònic-, i es converteix en un arxiu electrònic, destinat a ser el suport dels documents electrònics. Aquesta manera nova de materialitzar-se l’actuació de l’Administració implica que l’arxiu, en la faceta de repositori o contenidor dels documents electrònics, té un paper fonamental durant la tramitació dels procediments administratius ja que és l’eina a la qual en tot moment han d’acudir tant les persones interessades com la persona instructora i, en general, tots els agents de l’Administració que intervenen en la instrucció i la resolució dels procediments administratius. La consulta o l’aportació de documents a l’expedient administratiu s’ha de fer necessàriament a través de l’arxiu electrònic.