Anàlisi funcional i aplicació pràctica dels requisits de la normativa ISO 30301:2011 en el sistema integrat de gestió de l’Ajuntament de Sant Cugat: elaboració dels requisits d’integració i d’aplicació pràctica de la ISO 30301 en un model certificat de gestió municipal basat en la ISO 9001:2008 (i posterior ver. 2015), ISO 14001:2014, EMAS 1221/2009 i OHSAS 18001:2007

Abstract

Aquest treball es realitza en el context de la setena edició del Postgrau en gestió de documents electrònics de l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED). A l’hora de pensar quin treball volia dur a terme en el marc d’aquests estudis, tenia com a objectiu poder elaborar un treball que es pogués traslladar al meu àmbit laboral i que alhora s’ajustés a la temàtica del postgrau d’una manera transversal. Després d’assistir a les sessions de la Carlota Bustelo sobre el sistema ISO, vaig veure clar que era un dels temes que més m’interessava treballar, ja que justament l’Arxiu Municipal de Sant Cugat estava en ple procés d’adaptació dels models ISO per a la seva gestió. Aleshores vaig demanar l’assignació del tutor o la tutora per al treball i paral·lelament vaig conversar amb la meva cap, la responsable del sistema integrat de gestió de l’Ajuntament de Sant Cugat, que va veure molt positiva l’adopció d’aquesta norma. A partir d’aquí va començar la cerca del marc teòric i de les experiències existents en l’aplicació d’aquesta normativa. La meta, per tant, era clara: l’aplicació dels requisits normatius de la ISO 30301:2011 en un sistema integrat de gestió (d’ara endavant SIG) basat en les normatives ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, EMAS 1221/2009 i OHSAS 18001:2007. El plantejament inicial parteix del treball previ elaborat per l’Arxiu Municipal, com a part integrant del Servei de Qualitat, dins del sistema de qualitat (ISO 9001:2008) implantat a l’Ajuntament de Sant Cugat. Aquest treball s’inicia l’any 2011 amb la documentació del procediment d’arxiu i de les instruccions de treball derivades, així com amb la normalització dels formats, la codificació i la versió dels documents. Aquesta anàlisi i documentació inicial van permetre introduir tots els processos de l’arxiu al sistema de qualitat. Des del 2011 s’actualitzen els processos, se n’afegeixen de nous, es modifiquen els existents i s’auditen anualment, conjuntament amb la resta del sistema. Arran d’aquest treball previ, que també s’inclou en aquest estudi, com a primer pas per a la implantació i la certificació de la ISO 30301:2011, i amb l’arribada de l’esmentada ISO que dona capacitat certificadora als sistemes de gestió per a documents, s‘ha volgut donar un pas més enllà i perfilar aquells requisits que la nova normativa afegeix o modifica en el sistema establert. L’àmbit d’aplicació, per tant, es considera global a tota l’organització, tenint en compte que el sistema de gestió documental és transversal i que afecta, per tant, en major o menor mesura, totes les unitats administratives de l’Ajuntament i que està present en el mapa de processos vigent. D’altra banda, es concep l’estudi i l’aplicació pràctica dels requisits normatius d’aquesta ISO a tot el sistema de gestió, tenint present que la normativa que els aplica, els Management System Standards (MSS), només es pot entendre si hi està interrelacionada. Per tant, la ISO 30301:2011 s’entendrà com a part integrant del sistema i dels documents derivats, com apunta la mateixa normativa en el seu Annex B (ISO 30301:2011). En aquest sentit, l’estudi ha de permetre modificar el sistema a dos nivells: A nivell de processos d’arxiu: es modificaran i s’ampliaran els processos detectats en els treballs previs (tant el procediment d’arxiu i de gestió documental com les instruccions de treball derivades). A nivell del sistema de gestió (MSS): s’aplicaran aquelles mesures de caràcter general que preveu la nova normativa, com és la gestió de l’apartat “registres” i “documents” (agafant aquí el mateix criteri terminològic que la traducció catalana de la normativa) i que ja existeix en les normes del SIG però que requereix un sistema de control més exigent, tenint en compte la normativa de gestió de documents. Cal esmentar que en tot moment el treball s’ha dut a terme sota la supervisió i el control del Servei de Qualitat, Processos i Gestió Documental de l’Ajuntament, del qual l’Arxiu formava part a l’inici d’aquest estudi i, en concret, sota la supervisió de la responsable del servei i del sistema de qualitat de l’Ajuntament. Finalment, vull indicar que en una segona versió d’aquest treball s’han inclòs els apartats 11, 12 i 13, com a resultat de l’auditoria feta sobre l’aplicació de la ISO 30301:2011 a l’Ajuntament i de l’adaptació del sistema a la versió ISO 9001:2015. Cal indicar que, com que es tracta d’una ampliació de la primera versió, s’ha decidit no canviar-ne l’estructura inicial, perquè podria trencar la línia temporal que permet seguir l’evolució de la implantació del SGD dins del sistema integrat, i s’ha decidit deixar constància de l’actualització de la informació en apartats nous, just abans de les conclusions finals.